KI im Mittelstand: Unsicherheit mit klaren Use Cases begegnen

Künstliche Intelligenz (KI) gilt als eines der wichtigsten Zukunftsthemen. Doch der deutsche Mittelstand bremst bei Investitionen in KI. Laut einer Umfrage der Unternehmensberatung Horváth gaben kleinere und mittlere Unternehmen 2025 weniger für die KI-Transformation aus als im Jahr davor. Investitionen des Mittelstands in die Zukunftstechnologie lagen demnach rund 30 Prozent unter dem Gesamtmarkt.

„Das liegt im Wesentlichen an der Unsicherheit und der Ungewissheit, ob KI im Unternehmensalltag wirklich helfen kann, wie viel Aufwand Transformationsprojekte bedeuten, ob Datenschutz und KI kompatibel sind und wer sich im Unternehmen fortlaufend mit der Technologie befassen soll“, sagt Thomas Uber, Geschäftsführer der applord GmbH, und ergänzt: „Tritt der Mittelstand allerdings weiter auf die Bremse und verharrt in traditionellen Arbeitsweisen, während andere die Einführung von KI-Modellen vorantreiben, riskiert er, den Anschluss zu verlieren. Eine schrittweise Einführung von KI-Anwendungen anhand abgegrenzter Use Cases kann jedoch Unsicherheiten nehmen und das Vertrauen in die Technologie fördern.“

Skeptiker mahnen beim Einsatz von KI zur Vorsicht – vor allem aus Bedenken im Bereich des Datenschutzes und aus Bedenken vor zu hohen Investitionskosten. Doch viele KI-Modelle lassen sich mittlerweile ohne Programmieraufwand in wenigen Wochen und zielführend für bestimmte Anwendungsfälle implementieren. „Einen deutlich höheren Preis stellen ineffiziente Abläufe, aufwendige manuelle Fehlerkorrekturen und ausbleibende Innovationen dar. Wichtig für Mittelständler ist es jedoch, Use Cases mit direktem ROI und hoher Entlastung in der Verwaltung beziehungsweise im Backoffice anzugehen – und das schrittweise, mit klaren Anforderungsprofilen, Zielsetzungen und definiertem Nutzen. Denn dann lassen sich klare Lösungswege mit KI aufzeigen“, sagt Uber.

Für den Mittelstand bieten beispielsweise KI-Systeme zur Rechnungs- und Eingangsbelegverarbeitung für Erfassung und Zuordnung von Dokumenten oder für E-Mail-Archivierung und -Ablage inklusive revisionssicherer Aufbewahrung und schneller Auffindbarkeit mögliche Anwendungsfelder. Auch die Duplikaterkennung, semantische Suche oder Vorschläge für Aktenzuordnung stellen Einsatzfelder mit hohem Nutzen dar. „Dabei ist wichtig, dass die KI in bestehende Systeme integriert wird. Bereits funktionierende Workflows im Unternehmen sollten sich nicht weitreichend ändern, nur weil KI zum Einsatz kommt. Dann können KI-Tools auch im Mittelstand zur Produktivitätssteigerung und Entlastung der Fachkräfte führen“, erläutert Uber.